W większości przypadków, realizując projekt dofinansowany ze środków unijnych możesz ubiegać się o wypłatę części przyznanego Ci dofinansowania w formie zaliczki. Z reguły możesz otrzymać w ten sposób ok. 70-95% środków, jakie przyznano Ci w ramach umowy z instytucją prowadzącą dane działanie. Pozostałą część przyznanego Ci dofinansowania otrzymasz w formie refundacji tzn. pieniądze zostaną wpłacone na Twoje konto bankowe po tym, jak udokumentujesz w odpowiedni sposób poniesione wcześniej z własnych środków wydatki.

Zaliczkowanie projektów dofinansowanych ze środków UE stanowi wygodną formę finansowania projektu, niemniej jednak, zanim weźmiesz pierwszą transzę zaliczki pamiętaj o tym, że:

• wypłata pierwszej transzy zaliczki przebiega z reguły dużo szybciej niż wypłata jej pozostałych transz;
• rozliczenie zaliczki, w zależności od ilości dokumentów, może trwać nawet od 2 do 3 miesięcy. W tym czasie będziesz zmuszony finansować projekt wyłącznie z własnych środków. Poniesione w tym okresie wydatki zostaną Ci oczywiście zrefundowane – po tym jak przedstawisz je do rozliczenia;
• wypłata zaliczki na początku roku kalendarzowego trwa z reguły dłużej niż w kolejnych miesiącach – przy dużej liczbie złożonych wniosków o wypłatę zaliczki może przeciągnąć się to nawet do II kwartału;
• w zależności od konkursu, w ramach którego będziesz realizować swój projekt możesz otrzymać zaliczkę na wydatki zaplanowane wyłącznie na jeden kwartał lub na kilka kwartałów z góry, ale nigdy na więcej niż na dany rok;
• z dofinansowania, które otrzymałeś w formie zaliczki musisz rozliczać się regularnie, w ściśle określonych terminach. Przekroczenie terminu rozliczenia zaliczki nawet o jeden dzień wiąże się z koniecznością naliczenia Ci przez instytucję odsetek karnych jak dla zaległości podatkowych;
• zgodnie z niektórymi umowami o dofinansowanie – niewydane w danym roku kalendarzowym środki otrzymane w formie zaliczki należy w grudniu / styczniu danego roku zwrócić niezwłocznie do instytucji, z której je otrzymałeś.